會展是指會議、展覽（Exhibition，Trade Show，Exposition，Trade Fair 或Trade Events等）、大型活動等集體性的商業或非商業活動的簡稱。其概念內涵是指在一定地域空間，許多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的傳遞和交流信息的群眾性社會活動，其概念的外延包括各種類型的博覽會、展銷活動、大中小型會議、文化活動、節慶活動等。 特定主題的會展是指圍繞特定主題集合多人在特定時空的集聚交流活動。狹義的會展僅指展覽會和會議；廣義的會展是會議、展覽會、節事活動和各類產業/行業相關展覽的統稱，我們常服務的會展是指展覽會。

對于我們會展行業搭建服務從業者，展會的基本流程包括：

1、前期開發客戶。

2、溝通設計需求。

3、報價簽約。

4、報館審圖。

5、施工圖制作。

6、工廠制作準備。

7、展覽會進館搭建。

8、開展維護及撤展。

大部分的展會都是按照以上流程來運作的，只有控制好每一個環節，才能確保項目的順利開展。

一、前期開發客戶

前期客戶開發我們一般通過電話溝通、現場拜訪、客戶介紹幾種途徑來。

電話溝通是展覽行業使用最為普通廣泛的方式，是個體溝通的一種方式，電話溝通是一種比較經濟的溝通方式。一般來說，電話溝通對象主要是企業外的人員，電話應對所反映的應該是企業的風貌、精神、文化、甚至管理水平、經營狀態等等。因此，你如果在電話應對上表現不當，就會導致外部人員作出對企業不利的判斷。所以，在許多大型企業中，電話的禮儀和技巧往往是新進員工上崗培訓的一個必備內容。

現場拜訪是通過相似展會去展會現場直接跟客戶的相關負責人面談，現場拜訪是展覽行業最重要的手段，一次有效的拜訪能直接快速了解客戶的信息，同時可以參照客戶現年搭建的風格詢問些客戶滿意和不滿意的地方，現場拜訪是了解客戶最快的方式。

客戶推薦推薦永遠是你獲得新客戶的最佳渠道，只有一個客戶充分的認可你才會給你去推薦別的客戶，所以想有客戶推薦的機會，要用心去服務每一個客戶。

二、溝通設計需求

溝通設計需求分別包括跟客戶溝通和設計是溝通。

與客戶溝通分別要溝通以下信息：

展位圖：包含展位面積、開口數量、開口朝向、展商手冊

公司logo：主色調用、需要矢量文件

產品信息：包含產品類型、產品數量、產品規格、展示方式等

參考資料：往年設計圖紙或效果圖，海報美工素材

風格：現代、科技、中式復古、歐式風格、簡約、田園等

預算：這個是最重要的信息，一定要了解到，客戶給不出的話，我們可以給他范圍讓他選擇

功能區域劃分：接待區、洽談區、儲藏區、舞臺區、展示區等

與設計師溝通：

要詳細了解客戶需求后加以分析，能給到設計師比較全面的資料，能提供一些好的觀點，有條件的話，把跟客戶的所有聊天信息給到設計師，實在不清楚直接跟客戶溝通也可以。

三、報價及簽約

報價是最重要的一環工作，往往走到這個流程意味著我們前面的設計環節已經很成功了，我們只需要根據客戶反饋的信息來判斷客戶的心理價位，再根據我們自身的成本給出一個性價比比較高的價格，最終做一個專業的報價單（客戶往往會多家比價，所以報價單也盡量詳細，單價要做的單項盡量低）。

合同是一個項目成果收獲的階段，這個階段的內容很少，各個公司都有合同模板，我們只需要按合同模板去把客戶和展會信息更新進去就可以了。

四、報館審圖

合同簽訂之后，客戶接下來的工作多數都是確認下的工作了，這個時候是我們項目經理最重要的工作了，報館審圖是整個展會流程中最重要的工作，隨著國家對展會布展工作的安全注重越來越高，主辦方對特裝展位裝修的標準審核也越來越注重，報館信息大多根據展商手冊來的，目的就是審核我們的圖紙是否按照展館的規定在設計，是否符合安全規定和消費規定。

報館審圖提交后主場搭建審核后會有相應的回執，我們根據回執信息完成圖紙補充和付款就可以了。

五、施工圖制作

施工圖是表示展臺總體布局，搭建結構的外部形狀、內部布置、結構構造、內外裝修、材料作法以及設備、施工等要求的圖樣。

施工圖按種類可劃分為主結構施工圖、結構施工圖、電力施工圖等；施工圖主要由圖框、平立面圖、大樣圖、圖例、比例等部分組成。

施工圖制作完成也是需要客戶確認的。

六、工廠制作

工廠制作是整個展臺裝修最為重要的一環，它直接影響著參展商是否能順利展出，制作過程中要跟工廠認真核對施工圖紙的每一項信息，要求工廠必須按照要求施工，有修改的部分按照修改后的圖紙（制作期間盡量杜絕修改），對于制作過程可以要求工廠適當提供照片資料。

七、展覽會進館搭建

由于展覽會搭建周期都比較短，所以進館搭建時間特別緊張，只有前期工作都準備到位，才能確?，F場搭建順利，進館搭建前需要先辦理進館搭建手續、工人證件、車證，車輛也需要提早一天去展館排隊，搭建的順序一般從地面開始-主體結構-飾面材料修補-美工-電力-家具產品擺放-衛生清理-交付展位?；镜恼古_都是按照這個順序搭建的。

八、展期維護及拆館

整個展會運行到這一步，基本上已經算是順利結束的狀態了，在展期維護期間，只需要保障整個展臺的突發事件處理就可以了，在幫客戶解決一些力所能及的事情，以增加客戶信任度和滿意度，確保明年能繼續合作。維護期間特別注意需要每天關閉電箱。

拆展是整個展會的收尾，我們需要先幫助客戶撤離展品，在進行展臺搭建結構的拆除，拆除一定要注意安全保障，杜絕野蠻作業，注意保護展館設施，最后清理所有的垃圾，讓展館方簽字驗收（驗收標準：入場前展位的樣子）。

澤迪會展公司是一家全球設計布置的上海展覽會設計搭建公司，業務涵蓋全球展位設計、展位展館設計、會展展示布置、主場運營、品牌策劃、致力于為合作伙伴提供一站式全方位品牌啟動方案。

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